Der Palettentausch ist kein Recht. Genau deshalb wird er Ihnen irgendwann in Rechnung gestellt.

Ihr Fahrer steht an einer fremden Rampe, hat abgeladen und fragt nach dem Tausch. Die Antwort kennen Sie: „Haben wir gerade nicht.“ Kein böser Wille. Der Hof dort ist leer, das Leergut steht woanders, der Kollege mit dem Stapler ist in der Pause.

Ihr Fahrer fährt weiter. Für Ihr Palettenkonto fängt der Vorgang in diesem Moment erst an.

Was dabei die wenigsten wissen: Es gibt kein Recht auf Palettentausch. Der Tausch ist keine gesetzliche Pflicht, sondern eine rein zivilrechtliche Vereinbarung, die im Frachtvertrag oder in den AGB stehen muss. Steht sie dort nicht, ist niemand verpflichtet zu tauschen — abgerechnet wird am Ende trotzdem. Wer sich auf Gewohnheit verlässt, verlässt sich auf nichts.

Klasse A gegen Klasse A gibt es fast nie

Tauschfähig ist nicht dasselbe wie heil. Die EPAL-Kriterien sind eng: Fehlt ein Brett oder ist es quer gebrochen, fehlt ein Klotz oder steht mehr als einen Zentimeter verdreht über, fehlt die EPAL-Kennzeichnung auf beiden Eckklötzen einer Längsseite — dann ist die Palette nicht tauschfähig.

Das eigentliche Problem liegt eine Stufe darüber. Ihr Fahrer gibt helle, neuwertige Paletten der Klasse A ab und bekommt dunkle, ausgeblichene, technisch noch einwandfreie Paletten der Klasse B zurück. Formal ist getauscht worden, und im Konto steht auf beiden Seiten dieselbe Zahl. Den Unterschied tragen Sie — bei jedem einzelnen Vorgang, ohne dass er irgendwo auftaucht.

Beliefern Sie ein automatisiertes Hochregallager, ist es nicht einmal mehr eine Frage des Werts. Dort führt eine maßlich abweichende Palette zur Störung, und die kostet ein Vielfaches der Palette — geliefert haben Sie sie. Es reicht deshalb nicht, „tauschfähig“ zu vereinbaren. Schreiben Sie die Güteklasse in den Vertrag.

Beschädigt wird an beiden Enden übersehen

Der Zustand muss bei der Anlieferung geprüft werden und beim Tausch. Beides passiert selten. Bei der Anlieferung nicht, weil der Empfänger im Zeitfenster steht. Beim Tausch nicht, weil Ihr Fahrer froh ist, überhaupt etwas zu bekommen.

Beides rächt sich unterschiedlich. Nehmen Sie beschädigte Paletten an, haben Sie Ausschuss übernommen und im Konto als vollwertig verbucht. Geben Sie beschädigte Paletten weiter, laufen sie in den Kreislauf eines anderen Betriebs — und wenn dort später im Lager ein Klotz nachgibt und Ware zu Bruch geht, ist die Frage nach der Verantwortung nicht mehr theoretisch.

Dass eine saubere Eingangskontrolle an vielen Rampen nicht leistbar ist, sieht man jede Woche. Dafür fehlt das Personal, und dem vorhandenen hat es niemand beigebracht. Das ist keine Ausrede, sondern die Lage — und sie macht den nächsten Punkt zum wichtigsten.

Ohne Beleg wird aus Kleinkram schnell eine fünfstellige Rechnung

Findet kein Tausch statt, entsteht eine Palettenschuld. Der Palettenschein ist dann kein Zettel, sondern ein Schuldschein über einen Sachwert von zehn bis fünfundzwanzig Euro je Einheit.

Und diese Schuld hat ein längeres Gedächtnis, als die meisten annehmen. Das Oberlandesgericht Düsseldorf hat 2022 entschieden (Az. 18 U 10/21), dass für Lademittelvereinbarungen nicht die kurze einjährige Frist des Transportrechts gilt, sondern die regelmäßige Verjährung von drei Jahren. Wer glaubt, nach einem Jahr sei die Sache vom Tisch, irrt sich um zwei.

Rechnen Sie selbst. Drei nicht getauschte Paletten am Tag, 220 Arbeitstage, drei Jahre rückwirkend: 1.980 Paletten. Bei dem pauschalierten Schadensersatz von nur 7,50 Euro, der vor Gericht regelmäßig angesetzt wird, sind das 14.850 Euro. Bei Gitterboxen werden bis zu 86 Euro je Stück angesetzt — dafür genügen gut hundert.

Drei Paletten am Tag fallen niemandem auf. Die Rechnung am Ende fällt auf.

Was auf den Schein gehört

Unleserliche Unterschriften, fehlende Stempel, unklare Mengenangaben: Damit ist ein Palettenschein im Streitfall wertlos. Er sieht aus wie ein Nachweis – ist aber keiner.

Darauf gehören Datum und Uhrzeit, die Anzahl getrennt nach Art und nach Güteklasse, und vor allem, was tatsächlich zurückgegeben wurde und was nicht — mit dem Grund, wenn Paletten wegen Beschädigung abgelehnt wurden. Dazu der Firmenstempel und eine Unterschrift, neben der der Name in Druckbuchstaben steht. Eine Unterschrift, die man nicht lesen kann, benennt niemanden.

Und fotografieren Sie. Den Stapel, den Schaden, den unterschriebenen Schein. Ein Foto mit Zeitstempel beendet Diskussionen, die sonst Wochen dauern. An der Rampe kostet das eine halbe Minute.

Behandeln Sie Palettenscheine wie Bargeld und gleichen Sie den Saldo mit Ihren Partnern zeitnah ab, solange sich ein Fehler noch klären lässt. Nicht einmal im Jahr, sondern monatlich – nach zwölf Monaten erinnert sich niemand mehr an diesen Vorgang.

Nehmen Sie nachher den letzten Palettenschein aus Ihrem Ordner und lesen Sie ihn wie ein Fremder. Steht ein Name darauf, den Sie entziffern können? Eine Menge, über die sich nicht streiten lässt? Ein Datum?

Wenn nicht, haben Sie keinen Nachweis. Sie haben nur eine Erinnerung.